Text copied to clipboard!
Τίτλος
Text copied to clipboard!Βοηθός Οργάνωσης Εκδηλώσεων
Περιγραφή
Text copied to clipboard!
Αναζητούμε έναν/μία Βοηθό Οργάνωσης Εκδηλώσεων με πάθος για τον συντονισμό, την εξυπηρέτηση και τη δημιουργία άρτιων εμπειριών για πελάτες, συνεργάτες και συμμετέχοντες. Ο ιδανικός υποψήφιος θα υποστηρίζει την ομάδα εκδηλώσεων σε όλα τα στάδια της προετοιμασίας και της υλοποίησης, από την αρχική επικοινωνία με προμηθευτές και χώρους μέχρι την επιτόπια υποστήριξη την ημέρα της εκδήλωσης και την αποτίμηση μετά την ολοκλήρωσή της. Ο ρόλος απαιτεί οργανωτικότητα, προσοχή στη λεπτομέρεια, ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών και άνεση στην επικοινωνία με διαφορετικά ενδιαφερόμενα μέρη.
Ο/Η Βοηθός Οργάνωσης Εκδηλώσεων θα συμβάλλει στη δημιουργία χρονοδιαγραμμάτων, λιστών ελέγχου, προϋπολογισμών και πλάνων δράσης, διασφαλίζοντας ότι κάθε στοιχείο της εκδήλωσης εξελίσσεται σύμφωνα με τις προδιαγραφές και τις προσδοκίες του πελάτη. Θα συνεργάζεται στενά με εσωτερικές ομάδες, εξωτερικούς συνεργάτες, τεχνικούς, εταιρείες catering, χώρους φιλοξενίας και παρόχους εξοπλισμού, ώστε να εξασφαλίζεται η ομαλή ροή των διαδικασιών και η έγκαιρη επίλυση πιθανών προβλημάτων.
Στο πλαίσιο του ρόλου, θα χρειαστεί να παρακολουθεί κρατήσεις, συμβάσεις, παραγγελίες, λίστες καλεσμένων, επιβεβαιώσεις συμμετοχής και ειδικές απαιτήσεις πελατών ή συμμετεχόντων. Παράλληλα, θα υποστηρίζει τη διαμόρφωση δημιουργικών προτάσεων για εταιρικές εκδηλώσεις, συνέδρια, σεμινάρια, κοινωνικές εκδηλώσεις, προωθητικές ενέργειες και άλλες διοργανώσεις, με στόχο την υψηλή ποιότητα και την άριστη εμπειρία συμμετοχής.
Ο κατάλληλος υποψήφιος διαθέτει επαγγελματική συμπεριφορά, ευελιξία στο ωράριο όταν απαιτείται, ικανότητα εργασίας υπό πίεση και θετική στάση απέναντι στις προκλήσεις. Η εμπειρία σε διοικητική υποστήριξη, φιλοξενία, εξυπηρέτηση πελατών ή διοργάνωση εκδηλώσεων θα θεωρηθεί σημαντικό πλεονέκτημα. Εξίσου σημαντική είναι η εξοικείωση με εργαλεία γραφείου, λογιστικά φύλλα, λογισμικό διαχείρισης έργων και βασικές διαδικασίες αναφοράς και παρακολούθησης κόστους.
Προσφέρουμε ένα δυναμικό και συνεργατικό περιβάλλον εργασίας, όπου η δημιουργικότητα, η υπευθυνότητα και η πρωτοβουλία αναγνωρίζονται και ενισχύονται. Ο ρόλος αποτελεί εξαιρετική ευκαιρία για κάποιον που επιθυμεί να εξελιχθεί επαγγελματικά στον χώρο των εκδηλώσεων, να αποκτήσει πρακτική εμπειρία σε ποικίλα έργα και να συμβάλει ουσιαστικά στη δημιουργία επιτυχημένων διοργανώσεων με υψηλά πρότυπα ποιότητας. Αν σας ενθουσιάζει η οργάνωση, η επικοινωνία και η επίτευξη άριστου αποτελέσματος μέσα από σωστό συντονισμό, θα χαρούμε να γνωρίσουμε το προφίλ σας.
Καθήκοντα
Text copied to clipboard!- Υποστήριξη στον σχεδιασμό και τον συντονισμό εταιρικών και κοινωνικών εκδηλώσεων
- Επικοινωνία με προμηθευτές, χώρους, συνεργάτες και πελάτες για επιβεβαίωση λεπτομερειών
- Παρακολούθηση χρονοδιαγραμμάτων, προϋπολογισμών και λιστών ελέγχου έργου
- Διαχείριση κρατήσεων, προσκλήσεων, λιστών συμμετεχόντων και RSVP
- Παροχή επιτόπιας υποστήριξης πριν, κατά τη διάρκεια και μετά την εκδήλωση
- Συντονισμός υλικών, εξοπλισμού, σήμανσης και αναγκών φιλοξενίας
- Καταγραφή αναγκών πελατών και διασφάλιση τήρησης συμφωνημένων προδιαγραφών
- Υποστήριξη στη σύνταξη αναφορών, απολογισμών και αξιολόγησης εκδηλώσεων
Απαιτήσεις
Text copied to clipboard!- Πτυχίο ή σπουδές σε διοίκηση, τουρισμό, επικοινωνία ή συναφή τομέα επιθυμητές
- Προϋπηρεσία σε διοργάνωση εκδηλώσεων, φιλοξενία ή διοικητική υποστήριξη θα εκτιμηθεί
- Άριστες οργανωτικές και επικοινωνιακές δεξιότητες
- Ικανότητα διαχείρισης πολλαπλών εργασιών με προσοχή στη λεπτομέρεια
- Καλή γνώση εφαρμογών γραφείου και λογιστικών φύλλων
- Ευελιξία για εργασία σε απογευματινά ωράρια ή Σαββατοκύριακα όταν απαιτείται
- Επαγγελματική παρουσία και πελατοκεντρική προσέγγιση
- Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και αποτελεσματικής συνεργασίας σε ομάδα
Πιθανές ερωτήσεις συνέντευξης
Text copied to clipboard!- Ποια εμπειρία έχετε στη διοργάνωση ή υποστήριξη εκδηλώσεων;
- Πώς διαχειρίζεστε πολλαπλές προθεσμίες και αλλαγές της τελευταίας στιγμής;
- Έχετε συνεργαστεί με προμηθευτές ή χώρους εκδηλώσεων στο παρελθόν;
- Ποια εργαλεία χρησιμοποιείτε για οργάνωση εργασιών και παρακολούθηση λεπτομερειών;
- Είστε διαθέσιμος/η για εργασία εκτός τυπικού ωραρίου όταν χρειάζεται;
- Πώς εξασφαλίζετε υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης πελατών σε απαιτητικά περιβάλλοντα;
